9 erros que causam problemas no gerenciamento de estoque

Os problemas de estoque podem ocorrer em empresas dos mais diversos segmentos e estão relacionados aos procedimentos de controle, armazenamento e organização dos materiais considerando aspectos como fragilidade, tamanho e sazonalidade, por exemplo.

A correta gestão de estoque é muito importante e tem um papel significativo para o sucesso de um empreendimento, já que todos os materiais armazenados representam um capital de giro a ser administrado.

As atividades diárias relacionadas ao controle de estoque devem ser feitas de modo estratégico e nunca de maneira isolada. Isso quer dizer que elas precisam estar ligadas principalmente ao setor produtivo, financeiro e comercial das empresas.

Se as ações forem feitas de forma restrita ou inadequada, as consequências são negativas para o negócio como um todo, afinal, o estoque é um ativo. As possibilidades de venda são reduzidas e os prejuízos aumentam.

Portanto, para evitar problemas com o estoque de uma forma geral, conheça agora os 9 erros que as empresas mais cometem nesse aspecto e aprenda como evitá-los em seu empreendimento.

9 erros que causam problemas no gerenciamento de estoque

Todo esforço e tempo são investimentos quando se trata de estoque. Ele é tão importante quanto a área de vendas, embora muitos empreendedores ainda não tenham percebido isso.

Alguns produtos demandam atenção ainda maior no que se refere aos cuidados de armazenagem, como os alimentos perecíveis, por exemplo.

De qualquer forma, a falta ou controle inadequado dessa área tão importante podem causar diversos problemas e prejuízos financeiros, conforme relacionado nos tópicos a seguir.

Falhas na segurança

O acesso de pessoal e o monitoramento, seja por câmeras ou softwares, deve ser bem controlado. Qualquer falha nesse aspecto pode dar origem a furtos de mercadorias.

Uma consequência muito comum disso é a ruptura, ou a falta de disponibilidade de um determinado item para o cliente, um dos problemas de estoque mais recorrentes.

Isso pode parecer algo inofensivo, mas chega a representar quase 5% do faturamento mensal e a falta desse valor pode fazer uma grande diferença na lucratividade da empresa.

Os controles mais efetivos para evitar esse problema na administração do estoque são os que possibilitam a gestão em tempo real. Quanto ao acesso de pessoas, é necessário definir permissões de acesso aos colaboradores que trabalham diretamente com o armazenamento dos itens.

Sistemas biométricos ou que funcionam com cartão magnético cumprem bem o seu papel nesse sentido.

 A segurança do estoque deve ser realizada com procedimentos manuais e também com o auxílio da tecnologia.

Uma atenção especial deve ser dada aos produtos muito pequenos, que podem ser subtraídos com mais facilidade. A dica, portanto, é armazená-los apenas na área de vendas, pois não ocupam muito espaço e podem ser fiscalizados com mais eficácia.

Conversão

Apenas produtos muito grandes vêm embalados individualmente. A maior parte deles são acomodados em caixas, fardos ou outro tipo de embalagem, com quantidades que variam bastante, de acordo com o tipo ou tamanho do item.

É aí que pode surgir um dos grandes problemas de estoque. Alguns conjuntos têm 6 unidades, outros 12, 24, 30 e por aí vai. A atenção deve ser redobrada, pois, se um produto é colocado no sistema com quantidade errada em cada caixa ou fardo, a quantidade total não será a correta.

Se for a mais, haverá uma ruptura. Caso contrário, haverá uma compra desnecessária, já que o sistema acusará a falta do item, que continua no estoque.

Falta de inventários

Periodicamente, o estoque precisa passar por uma vistoria para verificar possíveis diferenças entre a quantidade informada no sistema e a real. Esse procedimento é o inventário.

É preciso contar, classificar e identificar cada item, tanto no estoque quanto no ponto de venda, sendo esse processo chamado popularmente de “balanço”.

Dessa maneira, é possível identificar alguns problemas de estoque, como falta de produtos ou perda devido ao vencimento do prazo de validade.

A falta de inventários periódicos impossibilita a identificação de quaisquer erros na administração do estoque. Com o tempo, os imprevistos vão se tornando maiores e atingem o caixa da empresa.

Falta de condições adequadas de estocagem

Alguns produtos podem ser sensíveis a altas ou baixas temperatura. Se esses problemas de estoque não forem solucionados, os itens podem não ter condições ideais para venda e portanto, serão descartados, gerando prejuízos para o negócio.

A manipulação também deve ser feita de maneira adequada. Alguns produtos são extremamente sensíveis a qualquer tipo de movimento brusco.

Para evitar esses contratempos, é necessário organizar o armazenamento dos itens no momento em que eles dão entrada no estoque, sendo indicado que um profissional fique responsável diretamente por essa tarefa. Tal orientação é a mais eficaz para acabar com esse problema de estoque.

Cada item deve ser identificado e relacionado de acordo com a data de validade, materiais usados na fabricação e áreas de aplicação e uso.

Verifique as condições da área de estoque. É importante proteger os materiais da umidade e da poeira, por exemplo.

Cadastro sem descrição

Todo item que estiver dando entrada no estoque deve ser descrito, evitando assim problemas com identificação. Uma descrição incompleta ou mesmo a falta dela pode dificultar a busca.

Além disso, se a descrição não estiver detalhada com pelo menos um aspecto que torne o produto único entre todos os existentes no setor de armazenamento, há o risco de haver confusão no seu lançamento.

Todos os itens devem conter códigos de identificação que serão lançados em um sistema de controle de estoque.

Falta de conferência na entrada

Outro entre os problemas de estoque mais frequentes é a falta de conferência no recebimento dos insumos.

Na chegada de qualquer produto que deverá ser armazenado no estoque ou diretamente para a área de vendas, é imprescindível conferir se os itens são exatamente os que foram pedidos. Também precisam ser verificados outros fatores, como a quantidade e o tamanho dos produtos.

Além de estar de acordo com o pedido, os itens também devem ser os mesmos listados na nota fiscal, tanto na variedade quanto na quantidade e porte.

Isso é muito comum de acontecer e deve ser feito no momento da entrada, pois as empresas fornecedoras normalmente não aceitam reclamações posteriores.

Além de receber em seu estoque os produtos que realmente precisam ser abastecidos, essa atitude ainda evita fraudes e a perda de controle de todos os itens armazenados.

Para não haver erros nesse sentido, é interessante criar um processo para que tudo seja feito da mesma maneira, independentemente de quem for o funcionário.

Falta do uso de um bom software

Usar um mecanismo eficaz para controlar tudo o que estiver armazenado é fundamental para evitar problemas de estoque.

Os inventários são normalmente realizados em um intervalo de tempo de meses ou até anualmente. Durante esse período, o controle deve ser ostensivo e eficiente.

Atualmente, existem excelentes soluções que permitem o gerenciamento do estoque em tempo real, mesmo à distância e com acesso a diferentes dispositivos, como smartphones e tablets, por exemplo.

Os programas com essa finalidade servem tanto para alertar sobre o volume de estoque como para indicar o momento exato para se fazer mais pedidos.

Todo empreendedor sabe que as entregas podem atrasar por qualquer motivo e quanto maior o tempo com a falta de estoque, mais clientes vão buscar o produto na concorrência.

Dessa forma, é possível realizar uma previsão dos pedidos, levando em consideração outras informações da empresa, como velocidade a velocidade de vendas, visando o planejamento otimizado e evidentemente, a prevenção contra alguns dos principais problemas de estoque.

O uso de um bom software facilita o trabalho e evita problemas de estoque.

Erros no volume de compras

Os erros no volume de compras podem ser tanto para mais quanto para menos do necessário.

Principalmente em função de serem adquiridos com preços mais baixos, alguns produtos são cotados em maior quantidade sem levar em conta o prazo de validade, o volume de vendas e outros aspectos relevantes.

O resultado disso é uma perda muito maior, mesmo se colocados em promoção e vendidos a preços mais baixos. Até mesmo as ofertas precisam ser planejadas para que a quantidade necessária seja respeitada e não haja problemas com encalhe dos produtos.

Como o estoque é uma espécie de capital de giro e produtos parados formam uma quantia em dinheiro que deixa de circular, os contratempos se estendem ao espaço físico e uma área que poderia ser dedicada a artigos que têm giro mais rápido é ocupada por outros não tão eficazes assim nesse quesito.

Os problemas de estoque também ocorrem quando se compra menos do que a quantidade recomendada, gerando atrasos na produção e custos extras na aquisição imediata de materiais, muitas vezes sem a devida pesquisa de preço e negociação com os fornecedores.

Falta de comunicação com outros departamentos

Mesmo contando com softwares que dão informações mais do que detalhadas sobre o armazenamento de produtos ou com todos os controles feitos minuciosamente, os erros podem persistir, isso porque o setor de compras nunca deve trabalhar de forma isolada.

A comunicação entre o departamento comercial e de compras deve ocorrer para que haja o acompanhamento constante de todo o processo. Saber a velocidade das vendas de um determinado item, bem como uma possível sazonalidade na procura será essencial.

Isso também permite que as compras sejam realizadas na quantidade exata, evitando o problema de estoque relatado no tópico anterior.

Os principais problemas causados pelo gerenciamento ineficiente do estoque

Ao ler sobre os 9 erros e problemas de estoque mais comuns, você viu alguns contratempos que podem acontecer. A maioria está relacionada a mais de um item relatado anteriormente.

Compra de materiais sem programação

O primeiro deles é a compra de produtos em tempo inoportuno e em quantidades elevadas ou menores. O empreendedor precisa entender como se dá o giro de todos os itens e quais deles são os preferidos do seu público.

Falta parcial ou total de estoque

O segundo é a ruptura. Se houver a falta de um produto muito requisitado pelos clientes e isso acontecer sucessivas vezes, a reputação da empresa cai e a perda de clientela é inevitável.

A ruptura diminui as chances de satisfação do cliente.

Encalhe dos produtos no estoque

O último é o encalhe dos produtos no estoque. Um item que tem um giro mais lento comprado em demasia ocasiona essa situação, e como estoque é dinheiro que deixa de circular, os prejuízos são imensuráveis.

3 dicas práticas de como melhorar o gerenciamento do seu estoque

Agora que você já sabe os efeitos dos principais problemas de estoque, confira algumas dicas de como evitar possíveis adversidades na gestão de materiais na sua empresa.

Escolha bem os seus fornecedores

O preço é um fator decisivo nesse aspecto, mas não pode ser considerado o único. Faça um equilíbrio entre valores, prazos de entrega e qualidade no atendimento.

É importante também ter mais de um fornecedor para não ter problemas com imprevistos.

Automatize os processos

Bons softwares, treinamento de funcionários e a adoção de processos na realização das tarefas otimizam o controle de estoque e garantem aos gestores a visão panorâmica essencial para a agilidade na tomada de decisões.

Treinamento e estabelecimento de processos ajudam bastante a ter um controle de estoque eficiente.

Tenha um estoque “saudável”

Os produtos devem estar em quantidade suficiente para vender e serem repostos em um determinado período, nada além disso.

O empreendedor deve conhecer bem cada produto e ter consciência sobre a velocidade de vendas e preferência dos clientes.

Assim, além de evitar a aquisição de materiais em excesso, a empresa consegue manter o ritmo de atendimento aos clientes, de acordo com o planejamento estratégico e a demanda de mercado.

Então já sabe: para evitar problemas de estoque, siga essas recomendações e gerencie seu negócio com mais eficiência!

Se você quiser saber mais sobre controle de estoque, o blog conta com um artigo especial, repleto de detalhes e informações interessantes. Leia-o neste link.

Continue acompanhando nossas publicações e confira as melhores dicas para otimizar o seu negócio. Caso tenha alguma dúvida sobre gerenciamento de estoque, envie o seu comentário e confira mais conteúdos relacionados em nosso blog.

Até a próxima!

Publicado em: 17/05/2018