Como fazer um controle de estoque eficiente?

Um controle de estoque eficiente permite que você tenha a quantidade de produtos certos na hora certa. Também evita gastos desnecessários. Com esse controle, a compra de produtos será feita na quantidade em que ele é consumido. Protege a produção de problemas com a cadeia de abastecimento e os vendedores contra a falta de produtos para serem vendidos.

O controledeestoque pode ser feito para todos os produtos e para a prestação de serviços. Alguns itens das tabelas de controle podem variar, mas abrangem o estoque em todas as fases do processo, desde a produção e a compra até a entrega do produto finalizado na loja.

O que é e para que serve o controle de estoque?

O controle de estoque é uma ferramenta de gestão que visa a um maior controle da entrada e saída de mercadorias/serviços. Ele mostra a quantidade de produtos de que sua empresa dispõe e a variedade de produtos disponíveis para venda.

Independentemente do tamanho do seu negócio, pequeno, médio ou de grande porte, esse tipo de controle é importante. E como já foi dito anteriormente, evita problemas, perdas e garante um bom relacionamento com os vendedores. Afinal de contas, o que um vendedor precisa é que os produtos estejam sempre disponíveis e na quantidade necessária.

Contudo, muitas empresas ainda não realizam uma gestão de estoque eficiente dos insumos. E apresentam “furos de estoque”, ou seja, as quantidades físicas não batem com o registro de fichas ou sistemas. Uma das consequências dessa falta de controle é o consumo efetivo dos produtos não corresponder à sua real necessidade de venda.

Não conhecer o consumo médio desses materiais dificulta a compra que busca diminuir a necessidade de capital de giro. Por exemplo, o estoque de alguns itens pode ser comprado em uma quantidade maior do que o necessário, isso significa que o produto ficará parado no depósito e não trará lucro para a empresa. Foi gasto capital para sua compra, mas não haverá retorno em forma de lucro.

Quais os tipos de estoque existentes?

O tipo de estoque influencia na quantidade de cada produto. E você pode também categorizar o seu estoque dependendo do valor (baixo, médio e alto). Lembre-se de avaliar como suas vendas funcionam e fazer a média da quantidade de produtos vendidos. Tudo isso ajudará você a decidir como organizar o seu estoque.

Há quatro tipos de estoque:

• Matéria-prima e componentes prontos para serem utilizados na produção;
• Produtos em andamento, ou seja, ainda não acabados, mas que estão sendo produzidos;
• Produtos finalizados, ou seja, aqueles prontos para venda;
• Consumíveis, como gasolina, papelaria etc.

Como deve ser feito o controle de estoque?

Em operações mais manuais, o controle é feito na planilha do Excel e contém o dia, o mês e o ano em que o produto deu entrada no estoque, a data de validade, a quantidade do produto, seu valor unitário, a soma total do volume comprado e o nome do fornecedor.

Vamos mostrar como este controle deve ser feito divido em etapas:

Entrada de produtos

Quando as compras de abastecimento forem realizadas, peça ao fornecedor uma listagem dos produtos adquiridos. Além dessa lista, você também pode ter a sua. Sim, antes de realizar a compra, anote todos os produtos que irá comprar, assim se o seu fornecedor esquecer de algum item você tem como verificar. Essas listas devem ser checadas em conjunto.

Os produtos chegaram, você “bateu” a sua lista com a do fornecedor. Agora, é hora de cadastrar todos os itens. A sua tabela ou sistema de software deve conter as seguintes especificações:

• Dia, mês e ano de entrada do estoque: A data também é muito importante para verificar se o seu fornecedor está entregando os produtos no prazo combinado;
• O prazo de validade do produto: A validade do produto serve para você saber qual produto deve despachar primeiro. Além de eles não estragarem, você evita de perder o dinheiro gasto da compra;
• A quantidade de produtos reposta: Isso ajudará a calcular melhor quanto de cada produto realmente precisa ser comprado. De quebra, auxilia a saber a média de venda por mês;
• O valor de cada unidade: É sempre bom saber se esses produtos sofreram variações durante os meses e quanto você com gasta com cada um no final do mês;
• Nome do fornecedor: Coloque o nome da empresa que lhe fornece os produtos, assim, caso ocorra algum problema, é possível identificar o fornecedor;
• Contato dos funcionários que trabalham na empresa fornecedora: Coloque também na sua tabela o contato de telefone, e-mail, WhatsApp de um funcionário que deve ser acionado caso haja algum problema com a compra dos produtos. Quanto mais contatos melhor.
• Observações: Este item é muito importante e nele deve constar, caso necessário, quantidade de produtos que vieram errado, danificados, fora da validade etc. Assim, você consegue ter um histórico sobre os seus fornecedores e se essas falhas ocorrem com pouca ou muita frequência.

Saída de produtos

A entrada foi registrada, agora é a vez de dar baixa no estoque. Todos esses controles de entrada e saída servem para auxiliar na compra e venda de produtos. Também com eles o departamento financeiro consegue fazer os cálculos com maior facilidade e agilidade. Então, pode parecer trabalhoso, mas saber como o seu negócio anda evita muita dor de cabeça e facilita a identificação de problemas antes de eles acontecerem.

Para a saída de produtos, as especificações devem ser:

• Dia, mês e ano de saída: Este item auxilia a saber quanto tempo o produto fica em estoque desde a sua chegada até a sua saída;
• Registrar a quantidade de unidades que saíram do estoque: Isso é necessário para saber o quanto você deve repor e evita gastos desnecessários;
• Custo médio por unidade ou produto: Aqui, como no item de entrada “valor do produto”, o cálculo é necessário para ter um valor final no mês;
• Registrar o motivo de saída do produto: Isso evita perdas por fraude.

Quem é o profissional responsável por esse controle?

Dependendo do tamanho do seu negócio, você mesmo pode ser responsável pelo estoque ou contratar colaboradores para atuarem nessa área. Se o seu empreendimento estiver entre médio ou grande porte, aconselhamos que um profissional seja contratado para realizar as tarefas de controle de estoque.

Por motivo de segurança, é uma boa prática ter um funcionário que se dedique ao estoque e outro à parte financeira. Tanto o cargo de administrador de estoque como o do financeiro são práticas administrativas, é prudente que eles tenham curso de administração ou técnico administrativo – e experiência com o ramo.

São características importantes desse tipo de profissional: saber utilizar planilhas de orçamento e controle, ser muito organizado e proativo. Esse profissional precisa saber gerir a planilha e os documentos e ter contato com os fornecedores. Portanto, ser proativo ajuda na identificação e solução de problemas de maneira eficaz para não prejudicar o andamento de entrada e saída de produtos.

Ser detalhista é de extrema importância. Não esqueça que esse profissional diariamente terá contato números que indicam valores e quantidades. E isso tudo deve ser conferido e reconferido, ajustado, verificado e validado. Uma pessoa detalhista fará o serviço com mais cuidado, evitando erros e descuidos.

Na contratação desse funcionário vale a pena passar um teste de concentração que exija muita atenção a detalhes.

Geralmente, os documentos administrados no estoque são:

• Notas de entrega e fornecimento das mercadorias (entrada de produtos);
• Ordens de compra, recibos e notas fiscais;
• Notas de retorno/devolução;
• Requisições e notas para saída de produtos.

Não se restrinja a esses tipos de documentos. Pois a documentação depende do tipo de produto que você vai estocar e da quantidade. Um conselho é planejar junto com o responsável do estoque as planilhas e controles que devem ser feitos.

Fique atento também caso haja fornecedores ou compradores estrangeiros. Se houver, o colaborador deverá ter domínio de uma segunda língua, normalmente o inglês, para facilitar a conferência de produtos e o contato com os responsáveis das empresas parceiras.

O controledeestoque pode compor uma grande parte do seu capital, então, ter informações e valores precisos é essencial para o bom andamento do seu negócio. Os valores devem ser checados de forma sistemática –por auditorias de estoque regulares ou por um sistema de checagem automática.

3 ações simples para um controle mais eficiente

Agora que você sabe o que é um controle de estoque, sua importância, como fazê-lo e o profissional que deve ser responsável por esse controle, vamos mostrar algumas ações práticas e simples para manter o seu estoque sempre eficiente.

O controle de estoque pode ser considerado uma estratégia que gera vantagem competitiva, pois você sempre saberá quais são os produtos que devem ser repostos, o que aumenta a chance de o cliente se sentir satisfeito e, consequentemente, se fidelizar à sua empresa.

• Procure os fornecedores certos

Às vezes, você pode ficar enrolado procurando fornecedores com preços baixos, mas nem sempre essa é a melhor maneira de obter lucro. Outros fatores devem ser considerados na escolha dos seus fornecedores. Um deles é prestar atenção na economia de tempo. Tente averiguar se há empresas próximas da sua região. Isso atenua o tempo de entrega do produto e a reposição fica mais eficiente.

Outro fator a ser observado é a qualidade do produto. O preço pode ser baixo, mas o produto nunca deve ter baixa qualidade. Então, compensa escolher aquele com maior qualidade e pagar um pouco mais. Os clientes querem produtos de qualidade também, e muitos pagam a mais para garantir essa satisfação.

Para ajudar na filtragem dos melhores fornecedores para o seu negócio, concentre-se naqueles que oferecem um equilíbrio entre qualidade, preço, prazo de entrega e prazo de pagamento. Analise esses fatores e, após a escolha, invista em um relacionamento com eles.

• Estoque reduzido

Mantendo fornecedores certos e um controle de estoque, você pode estabelecer a compra de mercadorias alinhando a previsão de demanda com o prazo de entrega. Isso deixa o seu estoque otimizado. Trabalhe com um estoque suficiente para atender as vendas e ter a reposição necessária no tempo certo.

Outra dica é trabalhar com estoques separados. Separe os produtos entre os mais e menos vendidos. Os produtos que vendem menos trazem mais lucratividade, é primordial que nunca estejam em falta. Essa uma estratégia competitiva para o seu negócio.

• Segurança do estoque

Instrua a sua equipe para ficar alerta com ladrões. Geralmente eles agem em bando, enquanto um distrai o funcionário, os outros realizam o roubo. Se suspeitar de algum cliente, ofereça ajuda na compra, assim você poderá evitar o furto. Não confronte ou use a palavra “roubo”, não se coloque em situação de risco.

Os produtos recebidos pela loja, antes de serem devidamente cadastrados e etiquetados, devem ser deixados em um local seguro. Periodicamente, faça o controle de inventário e confira se o que você tem registrado no sistema é igual ao que você tem no seu depósito ou loja.

Restrinja o acesso ao seu estoque (almoxarifado, armazéns ou salas de armazenagem). Faça um rodízio dos funcionários que cuidam do seu estoque para evitar más práticas ou conluio.

Ainda valem mais algumas recomendações:

• O correto controle das entradas e saídas de materiais deve se constituir em uma obrigatoriedade a ser cobrada rigidamente. Qualquer saída de estoque (produção, transferência, troca etc.) deve ser acompanhada de requisição de saída.
• Não permita que sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e com a identificação de quem retirou. Implante o “Inventário Rotativo”. Nesse sistema, diariamente são escolhidos alguns itens para serem contados. As diferenças encontradas deverão ser comunicadas, e sua causa, investigada.

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Até a próxima!

Publicado em: 17/05/2018