O que é almoxarifado e como mantê-lo bem organizado?

O que é almoxarifado?

Almoxarifado é o local onde se encontram armazenados materiais ou produtos enviados e recebidos, adequados de acordo com sua natureza, a fim de suprir as necessidades operacionais dos setores integrantes de uma estrutura organizacional.

Esses itens podem ser mercadorias e produtos (limpeza, escritório, serviços, medicamentos etc.), ferramentas, componentes, enfim, objetos dos mais variados nichos, de acordo com o estabelecimento que os controla.

Também podemos definir almoxarifado como uma unidade administrativa de uma entidade pública ou privada que é responsável pelo recebimento, cadastramento, armazenamento, saída e baixa dos bens de consumo.

O almoxarifado tem como suas principais funções:

• Receber e conferir os materiais adquiridos ou cedidos de acordo com Nota Fiscal ou equivalentes;
• Armazenar e registrar os materiais em estoque;
• Registrar em sistema próprio as notas fiscais dos materiais recebidos;
• Elaborar estatísticas de consumo por materiais e centros de custos para previsão das compras;
• Preservar a qualidade e as quantidades dos materiais estocados;
• Garantir que as instalações estejam adequadas para movimentação e retiradas dos materiais, visando a um atendimento ágil e eficiente;
• Estabelecer as necessidades de aquisição dos materiais de consumo para fins de reposição de estoque, bem como solicitar sua aquisição;
• Organizar e manter atualizado o registro de estoque do material existente.

O almoxarifado é responsável pelo armazenamento dos insumos de uma organização.

Como manter o seu almoxarifado sempre organizado?

Imagine que você trabalhe no departamento financeiro/fiscal de uma determinada empresa e precise de caixas de arquivo e demais materiais para alocar notas fiscais, recibos e comprovantes.

Ao buscá-los em um almoxarifado, você o encontra totalmente desorganizado e, por conta dessa desorganização, não há mais caixas disponíveis em estoque.

Agora imagina essa mesma situação, mas para profissionais que trabalham na linha de produção e que precisam com urgência de equipamentos de proteção individual.

Portanto, um almoxarifado deve estar sempre bem organizado e ter um controle bem estruturado e administrado por um profissional competente. É interessante que esse local seja, no mínimo, parcialmente automatizado.

Além disso, há muito o que fazer para preservar esse ambiente impecavelmente. Assim, vamos conhecer 5 dicas para manter a organização de um almoxarifado em dia.

1. Avaliar o tamanho e condições do almoxarifado

Dependendo do tamanho de uma organização ou da empresa, seu almoxarifado deverá ter espaço suficiente para acomodar os produtos a serem estocados. Um ambiente pequeno para muitos insumos comprometerá toda a ideia de se conseguir uma determinada organização no local.

Não é só o tamanho do espaço que tem que ser avaliado, mas também é necessário analisar suas condições de uso. Afinal, o local deve oferecer as condições corretas para que os insumos estocados não estraguem e gere prejuízo.

Para tal, devem-se analisar, por exemplo, a luminosidade, a fiação e a ausência de umidade, rachaduras e insetos. Além de perigos iminentes de acidentes de trabalho. Se as condições do espaço não forem as adequadas, ele deve ser transferido ou uma reforma deverá ser providenciada.

2. Controlar o estoque: entrada e saída de materiais

Saber exatamente o que há nesse local é imprescindível. Para tal, é necessário realizar inventários periodicamente. Consumir o que existe em demasia antes de realizar nova compra é uma dica importante, além de devolver itens danificados que ocupam espaço aos fornecedores.

Manter essa organização em um almoxarifado passa pela situação de receber e conferir os materiais adquiridos ou cedidos de acordo com Nota Fiscal. A partir daí, deve-se fazer o lançamento desse documento no sistema.

Ocorrendo qualquer erro na remessa, o fornecedor deve ser avisado para corrigir a nota ou, dependendo do tipo de falha, até mesmo devolver o material. Todo cuidado é pouco para que não haja erros no momento do lançamento no sistema.

O mesmo serve para a saída desses itens para consumo interno. Tudo o que for sendo abastecido na organização deve ser registrado no sistema.

Vale salientar que, caso uma pessoa não autorizada precise de um material com urgência e o almoxarife não se encontrar no local, toda movimentação de material deve ser anotada e repassada ao responsável. O mesmo vale para dias em que o sistema da empresa estiver fora de funcionamento.

Com um controle bem feito, a necessidade da realização de inventários em curtos períodos diminuirá. Assim como o tempo de contagem quando houver a necessidade desse expediente.

3. Otimizar o espaço físico

Otimizar o espaço físico é nada mais que facilitar a vida do almoxarife e das pessoas que solicitarão materiais no local. O primeiro passo pode ser dividir o estoque por categorias de produtos. Se em um almoxarifado temos itens de papelaria, medicamentos e uniformes, por exemplo, deixá-los bem separados já tornará a procura mais eficiente.

Podemos implantar ainda subdivisões. Uma delas pode ser por frequência de uso. Nada mais justo que deixar mais próximo de nossas mãos os materiais com maior saída. O tamanho pode ser outro tipo de subdivisão, pensando em não sobrecarregar as prateleiras.

4. Identificar os itens

Depois de separados por divisões e subdivisões, identificar cada prateleira e espaço onde cada material se encontra deixará a organização de um almoxarifado totalmente profissional. Um bom exemplo é a organização das bibliotecas e livrarias que, sem dúvida alguma, estão preparadas para agilizar a procura.

Com o tempo, o almoxarife vai saber exatamente onde cada item se encontra. No entanto, haverá situações em que outras pessoas poderão acessar o local por conta própria e essa identificação será de suma importância para sua procura.

5. Automatizar o almoxarifado

Vivemos em uma época em que o mundo digital faz parte de nosso cotidiano. Assim, por que não adotar a automatização do almoxarifado em uma empresa? Esse expediente vai diretamente de encontro com a nossa segunda dica. Controlar a entrada e saída dos produtos só terá sucesso através de um sistema operacional.

Se esse sistema for integrado, melhor ainda. Pois toda a empresa ou organização estará conectada entre si. Assim, o fluxo de trabalho se torna mais eficaz.

Um almoxarifado organizado gera eficiência e facilita o trabalho de todos os profissionais envolvidos.

Qual a importância de um almoxarifado bem organizado?

Pudemos entender que a organização do almoxarifado é bem-vinda pela facilidade de se encontrar um produto com rapidez. Além de manter o controle da quantidade existente de cada um desses produtos no estoque. E, por consequência, saber exatamente o que deve ou não ser comprado para reposição.

Mas outros fatores também estão diretamente ligados a um almoxarifado bem organizado. Dentre eles podemos citar a ciência que o profissional responsável pelo ambiente terá sobre a qualidade do material que está sendo recebido.

Assim, ele poderá alertar os compradores responsáveis pela aquisição de insumos e os departamentos que o receberão quanto a esse quesito. Afinal, a utilização de produtos de qualidade duvidosa saindo do almoxarifado irá gerar tarefas com resultados nada satisfatórios.

Com todo esse controle baseado em um ambiente muito bem organizado, o administrador do almoxarifado terá mais eficiência também em confirmar se os itens armazenados estão dentro do prazo de validade e em condições de uso.

Outra situação imprescindível quanto à importância na organização do almoxarifado é saber o que está em falta no estoque. Isso evitaria que a ausência de um insumo qualquer atrasasse atividades relevantes na empresa. O que seria a causa, mais uma vez, de prejuízo financeiro dependendo do departamento.

Concluindo, foi-se o tempo em que um almoxarifado era sinônimo de canto de bagunça de uma organização. Hoje, esse local deve ser visto com outros olhos por todos os que acreditam que uma empresa deva funcionar como uma engrenagem.

Se você tiver outras informações sobre almoxarifado e a importância de mantê-lo organizado, compartilhe conosco seus comentários. E continue acompanhando nossas publicações.

Publicado em: 17/05/2018